Általános Szerződési Feltételek

1. Az Általános Szerződési Feltételek célja

Jelen Általános Szerződési Feltételek (a továbbiakban: ÁSZF) a VeriSpace luxus konferenciaközpont rendezvény- és helyszínbérleti szolgáltatásainak igénybevételére vonatkozó, mindenkor hatályos szerződési szabályokat rögzítik. Az ÁSZF hatálya kiterjed minden olyan természetes és jogi személyre, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetre (a továbbiakban együtt: Ügyfél), aki a VeriSpace szolgáltatásait igénybe veszi, online vagy offline módon ajánlatot kér, foglalást kezdeményez, szerződést köt vagy a https://verispacce.com weboldalt böngészi.

Az ÁSZF célja, hogy átlátható, egyértelmű és jogilag megalapozott keretet biztosítson a konferenciatermek, executive terek, networking lounge-ok, technikai szolgáltatások, vendéglátási csomagok és kiegészítő szolgáltatások igénybevételéhez, valamint részletesen szabályozza a foglalás, a lemondás, a módosítás, a fizetés, az adatkezelés és a felelősségvállalás feltételeit.

Az Ügyfél a VeriSpace bármely szolgáltatásának igénybevételével, illetve a weboldal használatával elfogadja és magára nézve kötelezőnek ismeri el a jelen ÁSZF rendelkezéseit. Egyedi szerződés megkötése esetén a felek eltérő megállapodása csak írásban, kifejezett jelöléssel térhet el az ÁSZF-től.

2. Jogi és céginformációk

A VeriSpace luxus konferenciaközpont üzemeltetője (a továbbiakban: Szolgáltató):

• Cégnév: VeriSpace Konferencia és Rendezvény Korlátolt Felelősségű Társaság
• Rövidített név: VeriSpace Konferencia Kft.
• Székhely: 1052 Budapest, Szabadság tér 1–3., Magyarország
• Levelezési cím: 1052 Budapest, Szabadság tér 1–3., VeriSpace konferenciaközpont
• Cégjegyzékszám: 01-09-999999 (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága)
• Adószám: 12345678-2-41
• Közösségi adószám (EU VAT): HU12345678
• Bankszámlaszám (HUF): HU12 1111 1111 1111 1111 1111 1111
• Bankszámlavezető pénzintézet: Prémium Bank Zrt.

Kapcsolattartási adatok:

• Weboldal: https://verispacce.com
• E-mail (általános ügyfélszolgálat): [email protected]
• E-mail (rendezvényajánlat és foglalás): [email protected]
• Telefon: +36 20 418 5729
• Ügyfélszolgálati idő: hétfő–péntek 09:00–18:00 (kivéve ünnepnapok)

A weboldalon elérhető információk, szolgáltatások és foglalási folyamatok üzemeltetéséért a fenti Szolgáltató felel, összhangban a hatályos magyar és uniós jogszabályokkal.

3. Felhasználási feltételek

A https://verispacce.com weboldal használata során az Ügyfél köteles a jelen ÁSZF-ben és a vonatkozó jogszabályokban foglalt előírásokat betartani. A weboldal böngészése, az online foglalási űrlapok, kapcsolatfelvételi felületek, ajánlatkérő modulok, live chat és hírlevél-feliratkozási lehetőségek használata egyaránt a felhasználási feltételek elfogadását jelenti.

Az Ügyfél kijelenti, hogy:

• a weboldalt kizárólag jogszerű célokra és módon használja,
• a kapcsolatfelvételi és foglalási űrlapokon valós, pontos és naprakész adatokat ad meg,
• nem sérti meg harmadik személyek jogait, jó hírnevét vagy személyiségi jogait,
• nem kísérel meg jogosulatlan hozzáférést a Szolgáltató rendszereihez, adatbázisaihoz vagy szervereihez,
• nem használ automatizált eszközt (script, bot) a weboldal rendeltetésellenes terhelésére vagy tartalmának másolására.

Az online foglalási és ajánlatkérési lehetőségek kizárólag nagykorú, cselekvőképes személyek, valamint megfelelő képviseleti jogosultsággal rendelkező szervezeti képviselők által vehetők igénybe. Az Ügyfél felelős azért, hogy a nevében eljáró személy ténylegesen jogosult legyen a foglalás és szerződéskötés kezdeményezésére.

A weboldalon megjelenő tájékoztatások, szolgáltatásleírások, helyszínleírások, kapacitásadatok, technikai specifikációk és árjelzések informatív jellegűek, nem minősülnek közvetlen, automatikus szerződéskötési ajánlatnak. A tényleges szerződéses feltételeket mindig az írásban megküldött, Szolgáltató által jóváhagyott ajánlat, illetve a megkötött egyedi szerződés tartalmazza.

4. Foglalási feltételek

A VeriSpace konferenciatermek, executive terek, VIP tárgyalók, business lounge-ok, technológiai csomagok és vendéglátási szolgáltatások foglalása történhet online ajánlatkérésen, e-mailen vagy személyes egyeztetésen keresztül. A foglalási folyamat fő lépései a következők:

1. Ajánlatkérés: az Ügyfél a /booking/ vagy a /contact-us/ oldalon, illetve e-mailben megadja a rendezvény tervezett dátumát, létszámát, jellegét, technikai és vendéglátási igényeit.
2. Előkészítő konzultáció: a Szolgáltató rendezvényszervező szakértője szükség esetén pontosítja az igényeket, bemutatja a /venues/ alatt részletezett termek lehetőségeit és a /services/ oldalon ismertetett szolgáltatási csomagokat.
3. Írásos ajánlat: a Szolgáltató részletes írásos ajánlatot küld, amely tartalmazza a választott helyszíneket, idősávokat, szolgáltatáscsomagokat, egységárakat, várható végösszeget, fizetési ütemezést, valamint az esetleges egyedi feltételeket.
4. Foglalási szándék visszaigazolása: az Ügyfél e-mailben vagy írásos formában jelzi az ajánlat elfogadását, megadja a számlázási adatokat, illetve kijelöli a döntéshozó kapcsolattartót.
5. Foglalási díj / előleg: a foglalás véglegesítésének feltétele a meghatározott összegű előleg vagy foglalási díj határidőre történő megfizetése a Szolgáltató által megadott bankszámlára, vagy egyéb egyeztetett módon.
6. Írásos megerősítés: a Szolgáltató a fizetés beérkezését követően írásos foglalás-visszaigazolást küld, amelyben rögzíti a foglalt termeket, idősávot, várható létszámot és szolgáltatási csomagokat. Ettől az időponttól kezdve a foglalás véglegesnek minősül.

A foglalási folyamat során a Szolgáltató fenntartja a jogot, hogy az Ügyfél által kért időpont vagy teremfoglalás ütközése esetén alternatív időpontot vagy helyszínt javasoljon. A foglalás csak akkor tekinthető létrejöttnek, ha arról a Szolgáltató írásos visszaigazolást küldött, és az előleg összege a megadott határidőig beérkezett.

A kisebb létszámú, rövid időtartamú vagy standard csomagokra épülő események esetén a Szolgáltató jogosult egyszerűsített foglalási eljárást alkalmazni, amelyről az Ügyfelet előzetesen tájékoztatja.

5. Lemondási és módosítási szabályzat

A rendezvények lemondása és módosítása esetén a Szolgáltató az alábbi, átlátható szabályrendszer alapján jár el. Az ettől való eltérés kizárólag írásos, egyedi szerződésben rögzített megállapodás alapján lehetséges.

5.1 Lemondási feltételek

Ha az Ügyfél a már visszaigazolt foglalást lemondja, az alábbi időbeli sávokhoz rendelten lemondási díj fizetésére köteles:

• 60 napnál korábbi lemondás: az addig befizetett előleg 100%-ban visszatérítésre kerül, kezelési díj nélkül.
• 60–31 nappal az esemény előtt: a teljes, becsült nettó rendezvénydíj 20%-a kerül lemondási díjként felszámításra. Amennyiben az előleg összege ezt meghaladja, a különbözet visszautalásra kerül.
• 30–15 nappal az esemény előtt: a teljes, becsült nettó rendezvénydíj 50%-a fizetendő lemondási díjként.
• 14 napon belüli lemondás: a teljes, becsült nettó rendezvénydíj 100%-a felszámításra kerül lemondási díjként.

A lemondást minden esetben írásban (e-mailben) szükséges bejelenteni. A lemondás időpontjának az az időpont minősül, amikor a Szolgáltató e-mail szerverére a lemondás megérkezett.

5.2 Módosítási feltételek

Az Ügyfél jogosult a rendezvény részleteinek (létszám, időpont, teremkiosztás, technikai és vendéglátási igények) módosítását kérni. A Szolgáltató a módosítást a kapacitás és technikai lehetőségek függvényében, külön díj felszámításával vagy anélkül fogadja el.

• Dátum- vagy idősáv-módosítás: új időpont csak szabad kapacitás esetén biztosítható. A módosított időpont az aktuális árlista alapján újrakalkulált díjakkal járhat.
• Létszámváltozás: a végleges létszámot legkésőbb az eseményt megelőző 7. munkanapig szükséges írásban megerősíteni. Tartósan 10%-ot meghaladó létszámcsökkenés esetén a Szolgáltató jogosult minimális fogyasztási vagy teremhasználati díjat érvényesíteni.
• Szolgáltatáscsomagok módosítása: a technikai és vendéglátási csomagok változtatása az eseményt megelőző 10. munkanapig kérhető; ezt követően a megrendelt szolgáltatások csökkentése nem, legfeljebb bővítése lehetséges.

Ha a módosítás ténylegesen az esemény lemondásával azonos gazdasági hatással jár (például jelentős szolgáltatás-csökkentés), a Szolgáltató jogosult a lemondási szabályok szerinti díjakat alkalmazni.

6. Szolgáltatási kör és felelősség

A VeriSpace teljes körű, prémium rendezvény- és konferenciaszolgáltatást nyújt, amely magában foglalja többek között a konferenciatermek és executive terek bérbeadását, a modern audiovizuális technológia biztosítását, a gasztronómiai és vendéglátási megoldásokat, valamint a különféle kiegészítő rendezvényszolgáltatásokat.

6.1 Szolgáltatási kör

• konferenciatermek, plenáris és szekciótermek, executive tárgyalók bérbeadása;
• színpadtechnika, fény- és hangtechnika, vetítéstechnika, streaming és hibrid rendezvénymegoldások;
• gourmet kávészünetek, business ebédek, gála vacsorák, koktélfogadások, VIP vendéglátás;
• rendezvényszervezési tanácsadás, onsite koordináció, host/hostess és regisztrációs támogatás;
• business lounge és networking terek, kísérő programok, executive parkolási és concierge-megoldások.

6.2 Felelősségvállalás korlátai

A Szolgáltató felel a szerződés szerinti szolgáltatások szakszerű, az üzleti elvárásoknak megfelelő, magas minőségű nyújtásáért. Ugyanakkor a felelősség az alábbiak szerint korlátozott:

• A Szolgáltató nem felel az Ügyfél vagy vendégei által a helyszínre bevitt tárgyakban, eszközökben, értékekben bekövetkezett károkért, kivéve, ha azok a Szolgáltató súlyos gondatlanságából vagy szándékos magatartásából erednek.
• A Szolgáltató nem felel olyan késedelemért vagy szolgáltatás-kiesésért, amely vis maior eseményre, hatósági rendelkezésre, elháríthatatlan külső okra vagy harmadik fél teljesítési hibájára vezethető vissza.
• A Szolgáltató közvetett vagy elmaradt haszonért, reputációs kárért vagy közvetett gazdasági veszteségért nem felel, kivéve, ha azt jogszabály eltérően nem írja elő.
• Az Ügyfél felel minden olyan kárért, amely a rendezvény résztvevői, alvállalkozói vagy meghívott vendégei magatartásából ered a helyszínen.

7. Viselkedési szabályok a helyszínen

A VeriSpace területe a luxus konferencia- és rendezvényélmény mellett a biztonság, a professzionalizmus és a diszkréció tere. Az Ügyfél köteles gondoskodni arról, hogy valamennyi résztvevő, meghívott vendég, beszállító és alvállalkozó az alábbi magatartási szabályokat betartsa.

• A helyszínen tilos a közrendet, közbiztonságot, emberi méltóságot sértő, agresszív, diszkriminatív vagy zaklató magatartás.
• A dohányzás csak az erre kijelölt területeken engedélyezett, az aktuális jogszabályoknak megfelelően.
• A tűz- és munkavédelmi előírások maradéktalan betartása kötelező; a menekülési útvonalak, vészkijáratok és biztonsági berendezések eltorlaszolása tilos.
• A technikai berendezések, bútorok, díszlet- és dekorációs elemek rendeltetésellenes használata, áthelyezése vagy megrongálása tilos.
• A hangosítás és zenei tartalmak hangerejét a Szolgáltató által meghatározott szintekhez kell igazítani, figyelembe véve a komplexum más részeinek működését és a szomszédos rendezvényeket.
• A résztvevők alkoholos itallal való kiszolgálása a Szolgáltató és a hatályos jogszabályok által meghatározott korlátok között lehetséges; kiskorúak alkohollal nem szolgálhatók ki.

A Szolgáltató jogosult a rendezvény azonnali korlátozására vagy – végső esetben – megszakítására, amennyiben a fenti szabályok súlyosan vagy ismétlődően sérülnek, különösen, ha a vendégek vagy a személyzet biztonsága veszélybe kerül. Ilyen esetben az Ügyfél nem jogosult díjvisszatérítésre.

8. Adatkezelési és adatvédelmi elvek

A Szolgáltató az Ügyfelek és rendezvényrésztvevők személyes adatait a hatályos jogszabályokkal, különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló magyar törvénnyel összhangban kezeli.

Az adatkezelés fő céljai:

• ajánlatkérés, foglalás és szerződéskötés előkészítése,
• rendezvények szervezése, lebonyolítása és utókommunikációja,
• számlázás, fizetések nyomon követése,
• jogi kötelezettségek teljesítése (számviteli, adózási és megőrzési kötelezettségek),
• marketingkommunikáció és hírlevél-küldés – kizárólag az érintett előzetes, önkéntes hozzájárulása alapján.

A Szolgáltató az adatokat csak a meghatározott célok eléréséhez szükséges ideig, korlátozott hozzáférés mellett, korszerű technikai és szervezési intézkedésekkel védi. Az Ügyfél jogosult személyes adatainak kezeléséről tájékoztatást kérni, adataihoz hozzáférni, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását kérni, továbbá tiltakozni a jogos érdekeken alapuló adatkezelés ellen.

A részletes adatkezelési szabályokat a Adatkezelési Tájékoztató tartalmazza. A weboldal sütikezelésével kapcsolatos információk a Sütiszabályzat oldalán érhetők el.

9. Fizetési feltételek és számlázás

A VeriSpace prémium szolgáltatásaira vonatkozó díjak egyedi árajánlat alapján kerülnek meghatározásra, figyelembe véve a rendezvény jellegét, időtartamát, létszámát, a választott termeket, technológiát és vendéglátási csomagokat.

9.1 Elfogadott fizetési módok

• átutalás magyar forintban (HUF) a Szolgáltató bankszámlájára,
• euró (EUR) alapú átutalás egyedi megállapodás alapján,
• bankkártyás vagy onsite fizetés – amennyiben az adott rendezvényhez a Szolgáltató ezt a lehetőséget felkínálja.

9.2 Előleg és végszámla

A foglalás véglegesítésének feltétele általában a teljes, becsült nettó rendezvénydíj 30–50%-ának megfelelő előleg megfizetése. Az előleg mértékét és határidejét a Szolgáltató az írásos ajánlatban rögzíti.

• Az előlegszámlát a Szolgáltató az ajánlat elfogadását követően állítja ki a megadott számlázási adatokra.
• A végszámla a rendezvény tényleges fogyasztása, létszáma és szolgáltatás-tartalma alapján készül, rendszerint az eseményt követő 5 munkanapon belül.
• Eltérés estén a Szolgáltató jogosult részszámlázást vagy utólagos korrekciós számlát alkalmazni.

9.3 Fizetési határidők

A számlák fizetési határideje – eltérő megállapodás hiányában – 8 nap. Késedelmes fizetés esetén a Szolgáltató a hatályos jogszabályok szerinti késedelmi kamatot számíthat fel, illetve jogosult a további szolgáltatások nyújtását a teljesítésig felfüggeszteni.

A Szolgáltató fenntartja a jogot, hogy bizonyos rendezvények (például nagy létszámú, többnapos, különösen magas értékű események) esetén magasabb előlegfizetést vagy egyedi biztosítékot kérjen.

10. Szellemi tulajdon és tartalmak

A VeriSpace weboldalán és kommunikációs csatornáin megjelenő valamennyi tartalom – így különösen a szövegek, szerkesztési megoldások, grafikai elemek, logók, márkajelek, alaprajzok, prezentációs anyagok, fotók, videók, virtuális túrák és egyéb vizuális tartalmak – szerzői jogi védelem alatt állnak, és kizárólag a Szolgáltató vagy szerződéses partnerei szellemi tulajdonát képezik.

Az Ügyfél és a weboldal látogatói az alábbiakat tudomásul veszik:

• a tartalmak csak saját, belső tájékozódás céljából használhatók fel,
• a tartalmak egészének vagy részleteinek másolása, terjesztése, módosítása, publikálása vagy üzleti célú felhasználása a Szolgáltató előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos,
• a VeriSpace név, logó és arculati elemek védjegyjogi oltalom alatt állhatnak, jogosulatlan használatuk jogkövetkezményeket von maga után.

A rendezvények során készített fotók, videók és egyéb vizuális anyagok felhasználására – különösen, ha a helyszín vagy a VeriSpace márka beazonosítható módon megjelenik – egyedi megállapodás vonatkozhat. A Szolgáltató jogosult referenciaként bizonyos rendezvényekről készült, anonimizált megjelenésekre, amennyiben ezt a felek külön írásban nem zárják ki.

11. Panaszkezelés és ügyfélszolgálat

A VeriSpace elkötelezett a prémium minőségű, kifinomult rendezvényélmény mellett. Amennyiben az Ügyfél a szolgáltatással kapcsolatban észrevételt vagy panaszt kíván tenni, azt az alábbi elérhetőségeken teheti meg:

• E-mail: [email protected]
• Online űrlap: a /contact-us/ oldalon elérhető kapcsolatfelvételi űrlap
• Postai úton: VeriSpace Konferencia Kft., 1052 Budapest, Szabadság tér 1–3.

A panasz kivizsgálása érdekében kérjük, hogy az Ügyfél részletesen írja le a kifogás tárgyát, idejét, az érintett rendezvény adatait, valamint adja meg elérhetőségeit. A Szolgáltató az írásban érkezett panaszokat legfeljebb 30 napon belül érdemben megvizsgálja és írásban megválaszolja.

Amennyiben a panaszkezelés nem vezet megegyezésre, az Ügyfél az illetékes fogyasztóvédelmi hatósághoz vagy – fogyasztónak minősülő Ügyfél esetén – a lakóhelye szerint illetékes Békéltető Testülethez fordulhat. A felek vitás ügyeiket elsősorban békés úton, tárgyalásos rendezéssel igyekeznek megoldani.

12. Jogi nyilatkozat és változtatási jog

Jelen ÁSZF visszavonásig érvényes, és a Szolgáltató jogosult azt egyoldalúan, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően módosítani. A módosítás a https://verispacce.com/terms-and-conditions/ oldalon történő közzététellel lép hatályba, a hatálybalépés időpontjának feltüntetésével.

A már megkötött szerződésekre az adott időpontban hatályos ÁSZF rendelkezései irányadók. Amennyiben az ÁSZF módosítása folyamatban lévő szerződéses jogviszonyt érint, a Szolgáltató erről az Ügyfelet írásban tájékoztatja, és biztosítja számára a lényeges változások megismerésének lehetőségét.

A Szolgáltató és az Ügyfél közötti jogviszonyra elsődlegesen a felek között létrejött egyedi szerződés, másodsorban a jelen ÁSZF, harmadsorban pedig a vonatkozó magyar jogszabályok az irányadóak. Jogvita esetén – amennyiben azt békés úton nem sikerül rendezni – a felek alávetik magukat a Szolgáltató székhelye szerint illetékes magyar bíróság kizárólagos illetékességének.

Jelen ÁSZF célja, hogy a VeriSpace prémium szolgáltatásainak igénybevételéhez jogilag biztonságos, átlátható és kiszámítható keretrendszert biztosítson minden üzleti Ügyfél és rendezvényszervező partnert számára.